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Lors de la prise en charge d'un dossier en vue de l'instruire, le système de contrôle de dédoublonnage intégré au Portail vous propose des tiers similaires qui pourraient être des doublons.
Si vous avez un doute raisonnable (similarité supérieure ou égale à 85 %), vous pouvez procéder à une fusion de tiers.
Cette fusion aura pour effet :
- De faire que les deux tiers ne fassent plus qu'un
- Que tous les dossiers déposés sur les deux tiers s'associent au tiers fusionné
- Que les comptes rattachés à chacun des tiers s'associent au tiers fusionné
Pour en savoir plus sur la fusion de tiers, je vous propose d'aller voir le détail dans la documentation MGDIS. Dans l'exemple de la documentation, il s'agit d'un tiers "Entreprise".
Voici comment se déroule la fusion d'un tiers de type "Particulier" :
1 - Prise en charge d'un nouveau dossier
2 - Le contrôle de similitude intégré au Portail indique que le dossier porté par le tiers à viser ressemble à 85 % à un tiers déjà "approuvé" dans le Portail :
3 - Cliquer sur le bouton "Fusionner" sur la ligne correspondant au tiers qui présente le plus de similitude, la fenêtre suivante apparaît alors :
4 - La partie de gauche montre les informations du tiers qui a déjà été approuvé. La partie de droite les informations du tiers que je vais fusionner avec celui de gauche.
5 - Les informations qui ne sont pas identiques entre les deux tiers sont en italiques. L'icône permet d'écraser les informations du tiers de droite par celles de celui de gauche (déjà approuvé). Si vous ne procédez pas au remplacement, les informations du tiers fusionné seront celles du tiers de droite. Dans mon exemple, je ne vais pas changer le Nom, mais remplacer toutes les autres infos par celles du tiers de gauche.
Le tiers fusionné s'appellera désormais Jean FUSION DEUX mais aura toutes les informations de Jean FUSION :
* 1 - Information héritée du tiers de droite, puisque je ne l'ai pas remplacée par celle du tiers de gauche
* 2 - Information héritée du tiers de gauche puisque je l'ai remplacée dans le tiers de droite
6 - Si vous voulez pouvoir valider la fusion, il vous faut absolument saisir toutes les infos obligatoires nécessaires. Il se peut qu'il manque le lieu de naissance. Si vous n'avez pas possibilité de le savoir (par la CNI par exemple), alors vous pouvez mettre "INCONNU" dans le champs de saisie.
7 - Suite à la fusion, on peut voir que :
*Les deux comptes sont rattachés au tiers fusionné "Jean FUSION DEUX" :
* Le compte du tiers déjà approuvé est resté le compte administrateur du tiers.
* Les dossiers des deux tiers se retrouvent sur le tiers fusionné :
8 - Lorsque vous ferez la clôture du dossier en doublon, il vous sera proposé d'envoyer le mail d'irrecevabilité à l'un ou l'autre des comptes rattachés à la fiche tiers :